Logiciel de gestion des impressions : quels sont les avantages pour une entreprise ?

 

Votre entreprise possède-t-elle un service d’impression coûteux et peu performant ? Une bonne gestion des impressions peut vous aider à résoudre ces problèmes. En effet, avec une solution d’impression sur mesure, non seulement vos soucis sont résolus, mais vous profitez aussi de nombreux avantages. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de l’impression pour votre entreprise.

Réduction des coûts liés aux impressions et copies

L’une des principales raisons d’adopter une bonne gestion des impressions est de supprimer le gaspillage des consommables. Par consommable, il est question des fournitures comme les papiers et les cartouches d’encre. Ces gaspillages sont à l’origine du gonflement du budget des services d’impression. D’ailleurs, il faut savoir que les travaux d’impression ne sont pas toujours à caractère professionnel. Certains utilisateurs se permettent d’utiliser les périphériques d’impression (imprimante, photocopieur et scanner) à des fins personnelles. Pour y remédier, utilisez un logiciel de gestion des impressions afin de rationaliser le travail d’impression au sein de l’entreprise. De plus, priorisez le mode brouillon et l’impression noir et blanc pour faire des économies avec l’imprimante jet d’encre.   

Aussi, procurez-vous une solution de gestion des impressions auprès d’un fournisseur de solutions logicielles pour maîtriser votre budget.

Amélioration de la productivité de l’entreprise

Outre l’économie d’argent, une bonne gestion des impressions permet de gagner du temps. En effet, l’activité d’impression est une tâche chronophage, surtout avec un volume d’impression significatif. Grâce à un logiciel de gestion de l’impression ou print management, vous réduisez le temps passé à réaliser les travaux d’impression. Sachez que certaines solutions de gestion documentaire vous permettent d’imprimer des documents à distance depuis des appareils mobiles. Vous n’avez qu’à choisir le périphérique présent dans votre environnement de travail et lancer l’impression. Avec un processus d’impression plus simple et plus malléable, le gain de temps est considérable. Profitez de ce gain de temps pour vous concentrer sur le cœur de votre activité et développer votre entreprise.

Optimisation de la sécurité des données d’impression

Chaque entreprise possède des données confidentielles qu’elle souhaite garder à l’abri des personnes malveillantes. Afin d’assurer la sécurité de vos données sensibles, il faut optimiser la sécurité de vos imprimantes et autres périphériques d’impression. En effet, retenez que l’imprimante professionnelle est considérée comme le maillon faible de la sécurité informatique. Pour corriger cette faille de sécurité ou vulnérabilité du système informatique, équipez-vous d’un logiciel de gestion électronique des documents ou GED. Cet outil vous permet de gérer l’impression et de sécuriser les documents imprimés. Vous pouvez surveiller et contrôler toutes les activités d’impression. En cas de problèmes au sein de l’environnement d’impression, l’administrateur reçoit des alertes en temps réel.

Ainsi, imprimez en toute sécurité avec une solution de gestion des impressions.

Maîtrise de l’impact environnemental 

De nos jours, toutes entreprises doivent prendre en compte l’impact environnemental de sa structure. Il est surtout question de l’empreinte carbone générée par les équipements comme les imprimantes professionnelles. Afin d’adopter des activités d’impression éco-responsable, munissez-vous d’un gestionnaire d’impression. Cet outil vous permet de rationaliser les travaux d’impression et de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. De plus, avec la dématérialisation des documents, vous limitez l’utilisation des papiers et des cartouches d’encre. D’ailleurs, l’utilisation d’encres végétales est recommandée pour les imprimantes jet d’encre.

Respect des normes en vigueur

Que votre service d’impression soit composé d’une seule imprimante locale ou d’un parc d’imprimantes multifonctions, certaines règles doivent être respectées. En effet, votre entreprise ou organisation doit respecter les règles sur la protection des données notamment le RGPD. La conformité au RGPD est indispensable à toutes structures disposant de système d’impression. Heureusement, les solutions de gestion des impressions sont conçues pour se conformer aux exigences du RGPD. Ainsi, le simple fait d’utiliser un outil de gestion de l’impression vous permet de suivre les normes. Bien entendu, il faut bien choisir votre solution d’impression pour disposer d’un haut niveau de sécurité.