Les pratiques de l’opération de saisie

 

L’opération de saisie est une pratique de rédaction d’un document administratif sur ordinateur ou une machine à écrire. Le professionnel qui s’occupe de cette tâche est appelé opérateur de saisie. Il se charge de l’archivage de tous les documents administratifs et juridiques. Il peut également prendre en charge d’autres opérations qui appartiennent à la saisie comme la retranscription audio, le secrétariat en ligne ou l’archivage des documents.

Comment réaliser une bonne opération de saisie ?

Une bonne opération de saisie commence par le respect de la charte éditoriale en dressant une liste de grandes catégories de sujets. Pour ce faire, on doit donc bien déterminer le sujet, la cible ainsi que les objectifs. Il faut aussi bien choisir les mots clés en rapport avec le thème abordé. Et pour l’enregistrement de document, il faut prendre en compte certaines règles notamment bien hiérarchiser le contenu en délimitant les grandes parties. On doit également être équipé d’un ordinateur et d’un clavier.

Pour chacune des pages à saisir, l’opérateur de saisie faut prévoir un titre en rapport avec la thématique de la page. Ce titre doit être court, visible, explicite et accrocheur et surtout contenir les mots clés. Il faut veiller à choisir des titres formels et attrayants parce qu’ils sont très importants pour l’archivage.

Les techniques d’opération de saisie 

Par la suite, parmi les bonnes pratiques de l’opération de saisie concerne aussi la structuration des phrases qui est essentielle pour faciliter la lecture. En effet, l’important c’est de créer un dossier agréable à lire. Pour ce faire, les phrases courtes sont à privilégier idéalement avec une illustration dans une opération de saisie.

Outre ceux-ci, pour réaliser une opération de saisie, il est tout à fait possible de faire des listes à puces permettant d’aérer les paragraphes. Mais elles permettent aussi de clarifier les informations à mettre en avant.

Les erreurs à éviter pour avoir une bonne pratique de l’opération de saisie 

Pour avoir une bonne pratique de l’opération de saisie, il est important de faire en sorte de ne pas commettre des erreurs. Parmi celles-ci, il ne faut pas écrire sur le clavier d’un ordinateur comme on parle ni écrire comme pour un journal papier. En effet, le style de rédaction à utiliser dans l’archivage doit avoir un style professionnel, dynamique et direct. L’objectif est de réaliser un document formel qui est valable au niveau juridique. Pour cela, il faut donc avoir une grande concentration et un style de saisie plus protocolaire. 

Puis, une des erreurs à éviter aussi c’est d’improviser. Il ne faut pas faire une saisie d’un document selon ses impressions ou ses pensées. Une opération de saisie est toujours orientée par un document original. Le mieux c’est de prendre soin de la mise en page en faisant bien attention à la structure des paragraphes. Pour les phrases, 15 à 20 mots suffisent. 

Ensuite, les erreurs qu’il faut absolument éviter également dans l’opération de saisie sont de faire des remplissages, faire des plagiats. Il faut faire saisir un texte court et clair en évitant des tournures compliquées et répétitives. Il faut aussi soigner l’orthographe en faisant une relecture avant de publier.